سامانه مدیریت کنفرانس

سامانه مدیریت کنفرانس

سامانه مدیریت کنفرانس و سمینار سامان در یک نگاه آنچه شما می توانید از این سامانه دریافت نمایید، یکپارچگی در مدیریت ثبت نام، ارسال مقالات، داوری چند لایه مقالات، ثبت نام نهایی شرکت کنندگان و دریافت هزینه های ثبت نام، تولید اتوماتیک گواهینامه زود هنگام، تولید اتوماتیک فاکتور مالی زود هنگام، چاپ کارت بارکددار، سیستم پذیرش با برکد آنلاین، تنظیمات رایگان درگاه پرداخت اینترنتی، تنظیمات رایگان سامانه پیامک انبوه، سامانه ارسال ایمیل انبوه و ... می باشد.
این سامانه به گونه ای طراحی شده است که می تواند امکان مدیریت چند سطحی با سطوح دسترسی ویژه و متفاوت برای رئییس کنفرانس، دبیر علمی کنفرانس، داوران، کارشناسان دبیرخانه و کاربران سایت را فراهم آورد که در ادامه می توانید با جزییات کامل امکانات سامانه مدیریت کنفرانس سامان را بشناسید.


بخشی از امکانات سامانه مدیریت کنفرانس سامان


ارسال مقالات به داوران

در این مرحله، سامان به شما در ارسال مقالات به داوران محترم یاری گر خواهد بود. شما این امکان را خواهید داشت که با یک کلیک، مقاله ای را به چندین داور ارسال نموده و نظرات آنها را به صورت آنلاین در خصوص هر مقاله دریافت نمایید.

گواهی زود هنگام پذیرش مقالات

برای ثبت نام کنندگانی که مقالاتشان پذیرفته شده اما بنابه هر دلیلی نیاز به دریافت گواهینامه پیش از برگزاری کنفرانس دارند، این امکان از سوی سامانه فراهم شده است که شما در هر مرحله بتوانید گواهینامه نهایی را صادر نمایید.

فرم ثبت نام با قابلیت شخص سازی

فرم ثبت نام و ایجاد پنل کاربری شرکت کنندگان در سایت به صورت پیش فرض به صورت کامل طراحی و ایجاد شده است تا تمامی اطلاعات کاربران در حین ثبت نام به طور کامل دریافت گردد. اگر چنانچه شما بخواهید فیلد دیگری نیز به این فرم اضافه یا کم نمایید می توانید با شخصی سازی فرم ثبت نام این کار را انجام دهید.

ثبت نام کاربران

جذب کاربران و هدایت آنها به بخش ثبت نام، با سامان به راحت ترین شکل ممکن انجام خواهد شد. سامانه در همه پنل ها از جمله پنل اعضای راهنمای کامل و جامع برای سهولت کار با سیستم را دارد و این مهم بسیاری از سوالات متداول کاربران از دبیرخانه را کاهش می دهد.

صدور کارت ورودی بارکد دار

پس از ثبت نام نهایی و انجام تشریفات مالی، سامانه به صورت خودکار به کاربران کارت ورودی بارکددار صادر می نماید. کاربران با پرینت این کارت و کنترل بارکد، بدون دغدغه و معطلی های معمول پذیرش، می توانند وارد سالن برگزاری شوند.

فاکتور مالی

با توجه به این که بعضی کاربران وابسته به ارگانهای خاص یا دانشگاه ها می باشد و از کمک های مالی برای پژوهش استفاده می نمایند لذا این دسته از کاربران برای تکمیل روند اداری به فاکتور پرداخت هزینه نیاز دارند که در سامان بعد پرداخت موفقیت آمیز مالی به طور اتوماتیک گواهی مالی تولید می گردد و کاربر می تواند چاپ یا دانلود نماید.

دریافت مقالات

موضوع ارسال مقاله از سوی شرکت کنندگان و مدیریت دریافت و طبقه بندی آنها از سوی دبیرخانه، از دیرباز یکی از اساسی ترین دشواری های موضوع برگزاری کنفرانس می باشد. با سامانه سامان شما به راحتی خواهید توانست مقالات را جمع آوری، طبقه بندی و آرشیو نموده و آماده ارسال به داوران محترم نمایید. در این مرحله، تعیین شیوه ارسال از منظر ارسال مقدماتی چکیده مقاله و یا ارسال کامل مقاله، به سلیقه شما خواهد بود.

انجام کامل امور مالی

تعیین انواع تعرفه قیمت ها، خدمات، نحوه پرداخت برای هرکدام به صورت آنلاین و یا پرداخت فیشی، زمان بندی های لازم، در کنار مدیریت بسیار ساده بر کاربران از منظر پرداخت یا عدم پرداخت، از جمله امکانات سامان در این حوزه می باشد. با توجه به این که سیستم های مشابه همواره در پرداخت های آنلاین دارای مشکلات اساسی هستند لذا این مهم نیز در سامان مد نظر بوده و به بهترین صورت حل شده است.

مدیریت کاربران

با کلیک بر روی نام هرکدام از کاربران، با راحتی خواهید توانست به تمامی اطلاعات آن کاربر اعم از زمان ثبت نام، وضعیت مقالات ارسالی، وضعیت ثبت نام از منظر مالی و ... دسترسی و نظارت داشته باشید. همچنین می توانید پیامهای ویژه هرکدام از کاربران را از همین طریق ارسال نمایید.

امکان تگ گذاری بر اساس محورها

اگر چنانچه قصد برگزاری رویدادی با محورهای عملی مختلف و متفاوت را دارید، این امکان شما را در طبقه بندی محورهای مختلف و فراخوانی و دسته بندی نتایج هرکدام یاری گر خواهد بود.

تدوین کتاب مجموعه مقالات

فرآیندی پیچیده، زمان بر و به شدت وابسته به نیروهای انسانی، در این سامانه تنها در عرض چند ساعت به صورت خودکار انجام یافته و کتاب مجموعه مقالات در کیفیتی عالی آماده چاپ خواهد شد. برای تولید کتاب خلاصه مقالات کنفرانس فایل آموزشی در سامانه مدیریت موجود می باشد.

تنظیمات پرداخت اینترنتی و اس ام اس

سامان این امکان را دارد تا به سامانه های پرداخت آنلاین و سیستم های ارسال پیام کوتاه متصل شود و این امکان در اکثر پکیج های سامان به صورت رایگان ارائه می گردد.

خروجی طبقه بندی شده

به راحتی خواهید توانست بسته به نیاز خود، هرگونه داده مورد نیاز را طبقه بندی نموده و در قالب فایل اکسل از سیستم خروجی بگیرید. که با این امکان شما خواهید توانست:

پذیرش با بارکد خوان

تدبیرخانه کنفرانس می تواند با استفاده از سامانه پذیرش سامان که به صورت پیش فرض روی سامانه قرار گرفته است در روز کنفرانس اقدام به پذیرش با بارکد خوان نمایید که با این کار در مد زمان کم کلیه شرکت کنندکان پذیرش و تحویل پکیج ها به بهترین نحو ممکن انجام می شود لازم بذکر است در صورت نیاز از این سامانه برای پذیرش سالن غذاخوری در روز کنفرانس نیز می توان استفاده کرد.

تالار ارائه مقالات

بعضی از کنفرانس برای سهولت ارائه مقالاتی که به صورت پوستری پذیرش شده اند از بستر اینترنت استفاده می نمایند این سامانه برای اولین توسط نرم افزار سامان ارائه شده است در صورت تمایل به استفاده از تالار ارائه مقاله می بایست یک ماه قبل از برگزاری کنفرانس تیم پشتیبانی سامانه را مطلع سازید تا زیرساخت های لازم توسط تیم فنی ایجاد گردد..

طبقه بندی و ارسال پیامها

با این امکان، شما خواهید توانست با انتخاب و طبقه بندی از میان گروه های مختلف کاربران، اساتید و حتی تیم برگزاری، پیامها، هشدارها و یا یادآوری های درون سیستمی ارسال و دریافت نمایید. همچنین این امکان برای شما فراهم است که به پیامهای ارسالی از سوی هرکدام از کاربران پاسخ دهید.

آپلودسنتر جانبی

اگر چنانچه نیاز پیدا کنید فایلی با حجم بالا را جابجا نمایید، می توانید از آپلودسنتر جانبی سامانه به راحتی استفاده نمایید.

مدیریت اخبار

ارتباط با کاربران از طریق نشر اخبار، یکی از شیوه های متداول تعامل میان برگزارکنندگان و مخاطبان رویداد می باشد. سامانه این امکان را به شما می دهد که تولید و نشر اخبار را مدیریت نماید.

مدیریت مدارک آپلود شده

درصورت نیاز به اهراز هرگونه مدرک جهت برخورداری از شرایط ویژه، سامانه این امکان را به شما خواهد داد که تصویر مدارک را درخواست نموده و آنها را در بخش مربوطه مدیریت و راستی آزمایی نمایید.

امکان ارسال ایمیل انبوه

با این امکان شما خواهید توانست به تمام افرادی که در کنفرانس تان ثبت نام کرده اند، به صورت گروهی ایمیل ارسال نمایید.

راه اندازی و پیکر بندی سایت کنفرانس

این ویژگی سامان به شما این امکان را می دهد که سایت کنفرانس خود را به راحتی تمام در کمترین زمان ممکن و با تمام جزییات به سلیقه خود طراحی نموده و برخط کنید. جزییاتی به شرح زیر برای هرگونه اعمال تغییر در اختیاران می باشد:

تعریف و مدیریت اعضای ویژه

اگر چنانچه تمایل داشته باشید تعدادی از کاربران را بنا به هردلیلی در گروه های ویژه طبقه بندی نموده و رفتاری متفاوت با آنها داشته باشید، سامانه این امکان را به شما خواهد داد که بتوانید این گروه ها را ایجاد نموده و آنها را به خوبی مدیریت نمایید. مثلا اگر بعضی از کاربران شما از ارگانهای خاصی هستند که کنفرانس با آنها تفاهم نامه دارد مدیر سایت می تواند با استفاده از این امکان تخفیف های خاصی برای این گروه از کاربران تعریف نماید که با ارسال مدرک درخواستی و تائید آن توسط دبیرخانه، می توانند از این تخفیفات استفاده نمایند.