سامانه مدیریت رویدادهای تخصصی سامان، ماحصل تلاشی هوشمندانه برای کمک به مدیرانی است که دستی بر آتش برگزاری رویدادها دارند. اگر شما نیز جزو کسانی هستید که تجربه چنینی فرآیندهایی را دارید، به خوبی می دانید تعدد پارامترها حیاتی در برگزاری یک رویداد، تا چه اندازه می تواند کار را برای یک مدیر حساس و جزیی نگر دشوار نماید. اما زمانی که ویژگی های منحصر به فرد یک سامانه که با دقت تمام و با در نظر گرفتن تمام پارامترهای مهم و ضروری برای برگزاری سربلندانه یک رویداد طراحی شده است، به توان مدیریتی و نیز نکته سنجی های یک تیم پویا افزوده می شود، خروجی رویدادی است عاری از تنش که در پایان آن، هم شرکت کنندگان و اساتید یک فضای بی نقص را تجربه نموده اند و هم برگزار کنندگان طعم پیروزی را چشیده اند. سامانه مدیریت رویدادهای تخصصی سامان پس از طی مراحل تحلیل، پیاده سازی و طراحی در طول سال 1392، از سال 1393 رسما وارد بازار شده است و با تلاش و پشتکار تمام موفق شد در سال اول 104 کنفرانس ملی و بین امللی را در اوج موفقیت و رضایت خاطر برگزار کنندگان محترم مدیریت نماید. شاید بتوان ریشه این پیروزی را در مدتها بررسی سیستم های موجود در بازار و رفع بخش بزرگی از نواقص آنها و ارائه یک نسخه کامل جست و جو نمود. آورده دیگر این سیستم که بر مبنای یک دبیرخانه آنلاین موضوع برگزاری رویداد را هدایت می نماید، صرفه جویی در مصرف هزاران برگ کاغذ در هر رویداد می باشد که به هیچ عنوان نکته ای نیست که بتوان آن را از نظر دور داشت. استفاده بهینه از زمان و کاهش چشم گیر نیروهای اجرایی درگیر در موضوع برگزاری، آورده دیگری است که ضمن کاهش هزینه ها، دقت و کیفیت برگزاری را نیز ارتقاء می دهد.
1-
برای ارسال مقاله، بعد از ورود موفق به پنل کاربری روی گزینه
کلیک نمایید.
بعد از کلیک روی منوی ارسال مقالات احتمالا شما با صفحه ای با محتویات آموزشی و یا نکات مهم مواجه شوید در این حالات بعد مطالعه کامل صفحه مورد نظر روی گزینه تائید و ادامه کلیک نمایید.
2-
صفحه ارسال مقالات به صورت زیر ظاهر خواهد شد.
برای ثبت هر مقاله در سامانه مدیریت کنفرانس سامان می بایست پنج مرحله مطابق شکل فوق توسط نویسنده طی شود. با توجه به این که مراحل تولید خلاصه مقالات کنفرانس، لوح فشرده مجموعه مقالات و گواهینامه ها در این سامانه به صورت اتوماتیک می باشد لذا خواهشمند است فیلد های مربوطه را با نهایت دقت پر کنید.
برای ثبت هر مقاله در سامانه مدیریت کنفرانس سامان می بایست پنج مرحله مطابق شکل فوق توسط نویسنده طی شود. با توجه به این که مراحل تولید خلاصه مقالات کنفرانس، لوح فشرده مجموعه مقالات و گواهینامه ها در این سامانه به صورت اتوماتیک می باشد لذا خواهشمند است فیلد های مربوطه را با نهایت دقت پر کنید.
3- تب اول : عنوان و محور مقاله
در این مرحله همه فیلد ها طبق اطلاعات صحیح پر نمایید. " عنوان به فارسی" ، " عنوان به انگلیسی "، " محور علمی مقاله " ، " تعداد نویسندگان (این مورد می تواند از یک تا هفت مورد باشد مثلا اگر چنانچه به تنهایی مقاله را نوشته اید عدد 1 را انتخاب نمایید)، " نوع ارائه (بعضی از کنفرانس ها نظر خود کاربر را در رابطه با نوع پذیرش جویا می شوند که اگر نظری خاصی نداشته باشید الازمی در انتخاب این مورد نیست)" ، " زبان اصلی مقاله ".
4- تب دوم : نام و نام خانوادگی نویسندگان
در تب شماره دو به تعداد نویسندگان فیلد های " نام و نام خانوادگی" ، " عنوان نویسنده " به دو زبان فارسی و انگلیسی وجود دارد که باید توسط صاحب پنل باید پر شود. در عکس زیر تب دوم با احتساب دو نویسنده تولید شده است. لازم بذکر است پر کردن همه فیلد ها در تب دوم الزامی است.
5- تب سوم : چکیده مقاله
تب سوم برای درج چکیده فارسی مقاله و چکیده انگلیسی مقاله می باشد. این تب نسبت به سیاست های برگزاری می تواند متفاوب باشد مثلا بعضی کنفرانس ها درج چکیده انگلیسی رو به صورت اختیاری می گذارند.
همواره فایل متنی بدون کاراکتر های غیر مجاز را به عنوان چکیده مقالات درج نمایید.
6- تب چهارم : کلمات کلیدی
تب چهارم برای درج کلمات کلیدی (keywords) خلاصه مقالات به دو زبان انگلیسی و فارسی می باشد همانطور که در تصویر مشاهده می کنید در باکس بالایی کلمات کلیدی فارسی و در باکس پایینی کلمات کلیدی انگلیسی را درج نمایید.
برای تفکیک کلمات کلیدی از هم از کاراکتر کاما (,) استفاده نمایید.
6- تب پنجم : اصل مقاله
تب پنجم برای ارسال فایل اصل مقاله می باشد بعضی از کنفرانس ها چکیده و اصل مقاله را باهم در یک مرحله دریافت و داوری می نمایند اگر چنین بود تب پنجم نیز در صفحه ارسال مقالات فعال می باشد و می بایست از این صفحه برای بارگذاری فایل Word و PDF مقاله خود اقدام نمایید. صفحه زیر نمونه ای از این صفحه می باشد.
برای اجتناب از رد مقاله به دلایل ویرایشی خواهشمند است مقاله را در قالب درج شده در سایت کنفرانس تدوین نمایید.
1-
برای مشاهده نتیجه داوری روی منوی
کلیک نمایید.
اگر مقاله شماله داوری شده باشد فرمی به شکل زیر نمایش داده خواهد شد. ستون پنجم این فرم وضعیت مقاله شما را نشان می دهد. این ستون می تواند سه وضعیت مختلف داشته باشد. " پذیرش " ، " عدم پذیرش " و " پذیرش به شرط اصلاح" .
1-
برای آپلود عکس پروفایل کاربری روی گزینه
کلیک نمایید.
صفحه ای به صورت زیر نمایش داده خواهد شد. عکس 3*4 پرسنلی خود را انتخاب و از این صفحه آپلود نمایید. توجه داشته باشید عکس برای صدور کارت ورود به کنفرانس الزامی می باشد.
1-
برای آپلود مدارک خود روی گزینه
کلیک نمایید.
بعضی از کنفرانس ها تخفیف هایی برای دانشجویان، اساتید و یا اعضای یک سازمان دارند که این تخفیف زمانی شامل حال ان کاربران می شود که کاربر مردک دال بر عضویت در این حوزه یا مقطع را در سامانه بارگذاری نماید که بعد تائید مدیر سامانه تخیف طبق تعرفه های اعلام شده در سایت بر قیمت نهایی اعمال می گردد.
1-
برای ثبت نام نهایی خدمات و مقالات کافی است روی گزینه
کلیک نمایید.
همه خدمات کنفرانس از طریق این صفحه ثبت نام می شود به این صورت که شما روی گزینه نوع خدمات کلیک خواهد کرد و لیست خدمات کنفرانس و مقالات پذیرفته شده شما در انجا نمایش داده می شود و با انتخاب هر یک از خدمات هزینه مربوطه در باکس جلویی نمایش داده می شود و با فشردن دکمه افزودن به لیست خدمات به باکس پایینی اضافه می شود با تکرار این مورد می توانید انواع خدمات کنفرانس را در لیست پایینی درج نمایید و هزینه انها را یکجا پرداخت نمایید.
پرداخت به دو صورت اینترنتی و ثبت فیش در سیستم وجود دارد که نسبت به انتخاب کاربر می باشد اگر چنانچه از نوع ثبت فیش ادامه دهید بایستی بعد از پرداخت به شماره حساب اعلامی که در سایت کنفرانس وجود دارد فیش مربوطه را اسکن و در سامانه آپلود نمایید که بعد تائید بخش مربوطه پرداخت شما ثبت می شود ولی اگر چنانچه از نوع پرداخت آنلاین استفاده نمایید به محض کلیک روی دکمه پرداخت اینترنتی، شما به صفحه درگاه بانک هدایت خواهید شد و بعد از پرداخت بایستی به سایت پذیرنده هدایت شوید که در بیشتر مواقع این کار به صورت خودکار انجام می شود و تراکنش شما در سایت ثبت می شود.
1-
برای دریافت گواهی موقت پذیرش مقاله و فاکتور مالی روی گزینه
کلیک نمایید.
اگر چنانچه پرداخت هزینه شما نهایی شده باشد از این صفحه می توانید گواهی موقت پذیرش مقاله و فاکتور مالی را دریافت نمایید. لازم بذکر است تعداد گواهی های پذیرش مقاله به تعداد مقالات ثبت نامی شما بستگی دارد به طور مثال در شکل زیر یک مقاله ثبت نام نهایی شده است.
1-
بلافاصله بعد از ثبت نام نهایی می توانید کارت ورود به کنفرانس
کلیک نمایید.
اگر چنانچه پرداخت هزینه شما نهایی شده باشد از این صفحه می توانید گواهی موقت پذیرش مقاله و فاکتور مالی را دریافت نمایید. لازم بذکر است تعداد گواهی های پذیرش مقاله به تعداد مقالات ثبت نامی شما بستگی دارد به طور مثال در شکل زیر یک مقاله ثبت نام نهایی شده است.
